1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

„Wir“ bzw. „uns/er/e“ bedeutet in weiterer Folge die

WIENER VEREIN Bestattungs- und Versicherungsserviceges.m.b.H., Zelinkagasse 14, 1010 Wien, Telefon: +43 (0)50 350-360 bzw. E-Mail: kundenservice@wienerverein.at

Sollten Sie Anliegen oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch unser Unternehmen haben, ersuchen wir Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter wv@wienerverein.at zu kontaktieren.

2 Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für folgende Zwecke:

  a) Beratung in Versicherungsfragen und Vermittlung von Versicherungsprodukten;
  b) Beratung zu und Erbringung von Bestattungsdienstleistungen;
  c) Organisation und Vermittlung von Bestattungen und Bestattungsdienstleistungen;
  d) Erbringung weiterer mit dem Todesfall in Verbindung stehender Dienstleistungen;
  e) Werbung für Versicherungsprodukte, sowie für Bestattungsleistungen und Bestattungsdienstleistungen;
  f) Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit uns;
  g) Vertragsbeziehung mit Ihnen als Lieferant.

Dabei erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich nur, soweit dies zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen erforderlich ist, zur Erfüllung allfälliger Beratungspflichten, zur Erfüllung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen vor dem Hintergrund eines potenziellen arbeitsrechtlichen Verhältnisses oder zu Zwecken der Werbung sowie der Markt- und Meinungsforschung.

Bei einer Bewerbung werden die folgenden Angaben gespeichert:

  a)Kontaktinformationen, welche Sie identifizierbar machen, z.B. Ihr Name, Ihr Geburtsdatum, Ihre Nationalität, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
  b)außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Bewerbung weitere, elektronisch gespeicherte Unterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Bewerbungsfoto usw. hinzuzufügen.

2.1    Verarbeitungen zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs 1 lit b der DSGVO
Für die Begründung eines durch uns vermittelten Versicherungsverhältnisses sowie zur Erfüllung der Beratungs- und Vertragspflichten ist die Verarbeitung Ihrer Daten unerlässlich. Wir benötigen Ihre Daten im Versicherungsgeschäft z.B. um unsere Beratungspflichten zu dokumentieren, für die Übermittlung der Beratungs- und Vertragsunterlagen und um im Leistungsfall Ihren Leistungsanspruch zu bearbeiten. 
Im Bestattungsgeschäft benötigen wir Ihre Daten z.B. um die Anmeldungen bei Behörden, Friedhofsverwaltungen, etc. durchzuführen, um Leistungen in Ihrem Auftrag zu koordinieren bzw. die Regulierung mit einer Bestattungskostenversicherung durchzuführen. 
Darüber hinaus verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Ihrer sonstigen Betreuung, wie beispielsweise zur Information über Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen Ihrer Vertragsverhältnisse, sowohl wenn sie mit uns direkt als auch mit einem Dritten über unsere Vermittlung abgeschlossen wurden. 
Sind Sie Lieferant, so erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Vertragsanbahnung, zum Vertragsabschluss und zur Vertragsdurchführung. 

2.2    Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs 1 lit c der DSGVO
Als Versicherungsvermittler und Bestattungsunternehmer unterliegen wir der Aufsicht der Gewerbebehörde, auf deren Anfrage hin wir Daten unserer Kunden offenlegen müssen. Auch rechtliche Vorschriften können erfordern, dass wir Ihre Daten verarbeiten, z. B. zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, zum Nachweis der Erfüllung von Beratungspflichten, aufgrund von Geldwäsche- und Terrorismusbekämpfungsvorschriften oder zur Erteilung von Auskünften an Behörden oder Gerichte.

2.3    Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs 1 lit f) bzw. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nach Art. 9 Abs 2 lit. f DSGVO
Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zur Vertragserfüllung oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung, können wir Ihre Daten in berechtigtem Interesse verarbeiten. Dies erfolgt immer im Rahmen der vorgeschriebenen Interessensabwägung. Beispiele für die Verarbeitung im berechtigen Interesse sind die Direktwerbung, Bonitätsabfragen, Betrugsbekämpfung oder die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

2.4    Verarbeitungen zur Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich bzw. für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich nach Art. 9 Abs 2 lit. h) DSGVO iVm § 11a-d VersVG
Für manche, der von uns vermittelten Versicherungsprodukte, vornehmlich in der Kranken,- Lebens- oder Unfallversicherung, ist es notwendig, auch besondere Kategorien Ihrer Daten zu verarbeiten. Versicherer benötigen diese Daten basierend auf Art. 9 Abs. 2 lit h DSGVO iVm § 11a Abs. 1 VersVG. zu den festgelegten Zwecken, das heißt zur Beurteilung, ob und zu welchen Bedingungen ein Versich¬erungsvertrag abgeschlossen oder geändert wird, zur Verwaltung bestehender Versicherungsverträge oder zur Beurteilung und Erfüllung von Ansprüchen aus einem Versicherungsvertrag. Alle Daten, die Sie uns im Rahmen der Versicherungsvermittlung zum Zwecke des Abschlusses eines Versicherungsvertrags mitgeteilt haben, werden bei uns als Bestandteil des Antrags verarbeitet. 
Im Rahmen der Bestattungstätigkeit werden beispielsweise Totenscheine oder sonstige ärztliche Bestätigungen einer verstorbenen Person von uns verarbeitet. Diese Daten ermitteln wir im Einklang mit den Bestimmungen des § 11a Abs. 2 VersVG.
Wenn sie sich bei uns bewerben wollen, übermitteln Sie uns bitte keine sensiblen Daten (= besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO), z.B. Informationen über Ihre ethnische Herkunft, politische, oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, sexuelle Ausrichtung, da wir diese Informationen zum Zweck einer Bewerbung nicht benötigen.

2.5    Verarbeitungen, zu denen Sie uns Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO erteilen
Auf Basis gesondert von Ihnen erteilter Zustimmungserklärungen verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen weitergehende Informationen über Produkte, vertragsergänzende Services, Umfragen zur Markt- und Meinungsforschung, Gewinnspiele und Benefizveranstaltungen telefonisch, per E-Mail, Fax, SMS oder Apps zu unterbreiten.
Ihre Zustimmung können Sie jederzeit mit der Folge widerrufen, dass wir Ihre Daten ab Erhalt des Zustimmungswiderrufs nicht mehr für die in der Zustimmung ausgewiesenen Zwecke verarbeiten.

3 Die Erforderlichkeit der Verarbeitung Ihrer Daten

Wir erheben und verarbeiten ausschließlich Daten, die wir zur Vermittlung, zum Abschluss und zur Erfüllung von Versicherungsverhältnissen, zur Durchführung unserer Aufgaben als Bestatter, im Rahmen der Begründung eines Arbeitsverhältnisses sowie für die Abwicklung von Lieferaufträgen benötigen.

Ohne Ihren Namen und Ihrer Adresse können wir keinen Vertrag mit Ihnen abschließen bzw. keine Verträge vermitteln. Sollten Sie uns erforderliche Daten und Informationen nicht erteilen, können wir unter Umständen unsere vertraglichen Leistungen nicht erbringen.

Dürfen wir Ihre Daten ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, sind Sie nicht verpflichtet, diese Einwilligung zu erteilen und die Daten bereitzustellen, allerdings können wir dann das von Ihnen gewünschte Versicherungsverhältnis unter Umständen nicht vermitteln oder bei der Leistungsfallbearbeitung nicht unterstützen.

4 Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden nur weitergegeben, wenn dazu ein vertragliches oder gesetzliches Erfordernis besteht, dies zur Wahrung unseres überwiegenden berechtigten Interesses erforderlich ist oder Ihre Einwilligung dazu vorliegt. Ihre Daten werden nur im absolut erforderlichen Umfang weitergegeben.

Ihre Daten erhalten z.B. Versicherungsunternehmen, Bestattungsdienstleister, Friedhofsverwaltungen, Ämter oder Behörden auf Basis und im Rahmen Ihrer erteilten Vollmachten bzw. Aufträge.

Aufgrund der Komplexität heutiger Datenverarbeitungsprozesse beauftragen wir mitunter Dienstleister mit der Verarbeitung Ihrer Daten. Auch kann es im Rahmen von Geschäftsfallbearbeitungen erforderlich sein, dass wir Ihre Daten innerhalb der VIENNA INSURANCE GROUP Unternehmensgruppe, deren Teil wir sind, verarbeiten. In allen Fällen der Inanspruchnahme von Dienstleistern werden entsprechende Auftragsverarbeiter-Vereinbarungen gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen.
Eine detaillierte Übersicht möglicher Datenempfänger in Zusammenhang mit unseren EDV-Dienstleistern finden Sie im Dokument „Datenempfänger“ auf folgender Webseite: https://www.wienerstaedtische.at/datenschutz-informationen.html .

Auftragsverarbeiter zum Betrieb der Website (Webhosting): Oberländer EDV, Dr. Auner-Straße 20/3, 8074 Raaba-Grambach

Unser IT-Serviceprovider für das Webhosting ist die Oberländer EDV. Die Hauptaufgaben bestehen in der Entwicklung von Software sowie dem Betrieb und der Wartung unseres Web-Auftritts. Das dafür genutzte Rechenzentrum befinden sich innerhalb der EU (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Neben den durch das Webhosting anfallenden Daten werden von unserem Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten, die im Rahmen verschiedener in der Website integrierten Onlineformulare (bspw. Termin-Vereinbarung, Vorsorge-Rechner, Grabpflege-Service usw.) verarbeitet. Das erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage der von Ihnen durch das Absenden des Formulars erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bis auf Widerruf.

7 Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten

Wir bewahren Ihre Daten nur so lange und in dem Umfang auf, wie dies von einem der nachstehenden Zwecke gedeckt ist und löschen die Daten umgehend nach Wegfall des Zwecks.

Wir speichern, in Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften, Ihre im Rahmen Ihrer Bewerbung bekanntgegebenen personenbezogenen Daten ab Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens für einen Zeitraum von bis zu 8 Monaten. Wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung dazu gegeben haben, werden Ihre Daten ab Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens bis zu 3 Jahre weiter in Evidenz gehalten.

Daten zur Beurteilung, ob und zu welchen Bedingungen ein Versicherungsvertrag geschlossen werden kann, verarbeiten wir zur Erstellung eines Versicherungsantrags. Diese Daten bewahren wir zum Nachweis der geschuldeten Informations- und Beratungspflichten (§§ 130 bis 133 sowie §135a bis 135c VAG) für drei Jahre auf.

Sobald ein Versicherungsvertrag zustande kommt, bewahren wir Ihre Daten jedenfalls für die Dauer der Versicherungsbeziehung auf. Neben den gesetzlichen nachvertraglichen Aufbewahrungspflichten von sieben Jahren (§ 212 UGB oder § 132 BAO), bewahren wir Ihre Daten so lange auf, wie die Geltendmachung von Rechtsansprüchen aus einem Versicherungsverhältnis möglich ist. Nach § 12 VersVG beträgt die Verjährungsfrist für Ansprüche aus Versicherungsverträgen bis zu zehn Jahre. Wir bewahren daher Ihre Daten aus beendeten Versicherungsverträgen oder abgeschlossenen Leistungsfällen für zehn Jahre auf.

Bereicherungsrechtliche Ansprüche können 30 Jahre lang geltend gemacht werden, weswegen es zur Beurteilung vertraglicher oder nachvertraglicher Ansprüche notwendig sein kann, Daten für diesen Zeitraum aufzubewahren.

Mindestruhefristen auf Friedhöfen betragen im Regelfall 10 bis 20 Jahre nach der jeweils letzten Beisetzung in einer Grabstelle. Zum Nachweis über durchgeführte Bestattungsleistungen und den Ort der Beisetzung bewahren wir Daten zu einem Strebefall daher für die Dauer von 30 Jahren nach Durchführung auf.

Wenn eine unbegrenzte Nachhaftung vereinbart wurde, heben wir die Daten für eine unbegrenzte Dauer auf, um eine Beurteilung vertraglicher oder nachvertraglicher Ansprüche zu gewährleisten.

8 Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine IT-Systeme, die zu automatisierten Einzelfallentscheidungen führen. Im Zuge der Vertragsbegründung für ausgewählte Versicherungsprodukte und der damit verbundenen Prüfung Ihrer Angaben zum Risiko können jedoch Versicherer, deren Produkte wir vermitteln, in Einzelfällen IT-Systeme verwenden, die über mögliche Risikoausschlüsse oder auch das generelle Zustandekommen eines Vertrages selbstständig entscheiden. Informationen über solche Systeme entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen der jeweiligen Versicherungsunternehmen, die den Versicherungsanträgen beiliegen.

9 Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir Daten von Ihnen verarbeiten. Wenn dies der Fall ist, können Sie Auskunft über die Daten selbst, den Zweck, die Kategorien, die Empfänger, die Herkunft und die Speicherdauer, der zu Ihrer Person von uns verarbeiteten Daten verlangen.

Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, so können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie können auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Bitte beachten Sie, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete Daten zutrifft. Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Es ist jederzeit möglich, dass Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einen Widerspruch gegen Ihre zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) verarbeiteten Daten einlegen. Auch können Sie Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Grund widerrufen, um die Weiterverwendung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligungserklärung oder für Zwecke der Direktwerbung erhoben und verwendet werden, zu verhindern.

Sie können die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, sofern wir diese von Ihnen selbst erhalten haben, in einem von uns bestimmten, maschinenlesbaren Format erhalten oder uns mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger uns dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand, noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen von unserer Seite oder von dritten Personen entgegen stehen.

Bei all Ihren Anliegen ersuchen wir Sie, sich an die untenstehend ausgewiesenen Kontaktdaten zu wenden. Wir bitten Sie, bei Übermittlung Ihres Anliegens einen Identitätsnachweis, z.B. eine Ausweiskopie, beizufügen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, so steht Ihnen das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien) offen.